Osnovni princip delovanja tehnologije RFID ni zapleten: ko oznaka vstopi v magnetno polje, sprejme radiofrekvenčni signal, ki ga pošlje čitalnik, in posreduje informacije o izdelku (PassiveTag, pasivna oznaka ali pasivna oznaka), shranjene v čipu z energija, pridobljena z induciranim tokom, Ali pa aktivno pošiljanje signala določene frekvence (ActiveTag, active tag ali active tag); potem, ko čitalec informacijo prebere in dekodira, se ta pošlje v centralni informacijski sistem za obdelavo povezanih podatkov.
Sistem RFID (radiofrekvenčna identifikacija) je sestavljen iz dveh delov: bralno/pisalne enote in elektronskega oddajnika. Čitalnik oddaja elektromagnetne impulze skozi anteno, oddajnik pa te impulze sprejme in v odgovor pošlje shranjene informacije bralniku. Pravzaprav je to brezkontaktno branje, pisanje ali brisanje podatkov v pomnilniku.
Tehnično je "pametna oznaka" sestavljena iz RFID vezja, ki vključuje RFID čip z RFID radiofrekvenčnim delom in zanko ultra tanke antene, ki je vdelana v oznako skupaj s tanko plastično folijo. Običajno je na to nalepko pritrjena papirna nalepka, na kateri je mogoče jasno natisniti nekaj pomembnih informacij. Trenutne pametne nalepke so običajno velikosti kreditne kartice. Za manjše blago so na voljo nalepke velikosti 4,5 × 4,5 cm, na voljo pa so tudi okrogle nalepke premera 4,7 cm, ki se uporabljajo na CD-jih in DVD-jih.
Prednost oddajno-sprejemne tehnologije v primerjavi z drugimi ID tehnologijami, kot so črtne kode ali magnetni trakovi, je brezžična povezava med čitalnikom in oddajno-sprejemno enoto: bralno/pisalna enota ne potrebuje vizualnega stika z oddajno-sprejemno enoto, zato jo je mogoče popolnoma integrirati v izdelek. To pomeni, da je transiver primeren za težka okolja in ni občutljiv na vlago, umazanijo in mehanske vplive. Zato ima sprejemno-sprejemni sistem zelo visoko zanesljivost branja, hitro zajemanje podatkov in ne nazadnje prihranek dela in papirja.